PowerPoint Tools sind kleine Erweiterungen, die die Funktionalität von PowerPoint erweitern und optimieren. PowerPoint Tools werden zumeist als Add Ins, Add Ons oder Plugins bezeichnet.

Die Einsatzgebiete für ein PowerPoint Tool sind vielfältig, wobei das Ziel immer das Gleiche ist: Die Arbeit soll durch den Einsatz des PowerPoint Tools schneller und effizienter zu gestalten sein.

Jede PowerPoint-Datei kann mit einer VBA-Programmierung (VBA=Visual Basic for Applications) versehen werden. Für ein PowerPoint Tool oder Add In wird die Datei mit dem erstellten Code als eigener Dateityp von PowerPoint aus gespeichert. Typischerweise haben PowerPoint-Add Ins die Endung "*.ppa" (=PowerPoint-Application).

Beim Aufrufen des Speicherbefehls landen die PowerPoint Tools meist direkt im passenden Verzeichnis ("C:\Dokumente und Einstellungen\Admin\Anwendungsdaten\Microsoft\Addins\"). Anschließend muss das PowerPoint Tool einmalig in PowerPoint als Add In angemeldet werden. Danach kann in jeder PowerPoint Datei damit gearbeitet werden.

Natürlich sollen Add Ins später von einer Symbolleiste aufgerufen werden können und nicht umständlich manuell aus dem VBA-Editor. Hier bietet PowerPoint dem versierten Programmierer unterschiedliche Möglichkeiten zur Realisierung.

So stellt das PowerPoint Tool PPTExpress dem Anwender eine eigene kundenspezifisch angepasste „Toolbar“ zur Verfügung, die die wichtigsten Funktionen für eine Präsentationserstellung in einem Produkt vereint. Zusätzlich werden dem Anwender über Folienbibliotheken weitgehend vorgefertigte Layouts zur Verfügung gestellt, die dabei helfen bis zu 50% Zeit bei der Erstellung von Präsentationen einzusparen.

Der Einsatz von PowerPoint Tools bietet sich immer dort an, wo schneller und effizienter gearbeitet, Routinearbeiten automatisiert oder komplexe Arbeiten mit einem Mausklick in PowerPoint erledigt werden sollen.

Unzählige PowerPoint Add Ins, die Ihnen die Arbeit erleichtern sollen können aus dem Internet heruntergeladen werden: Bilder Management, Video Einbindung und Steuerung, Ton-Synchronisation, Flash Konverter, Statusabfragen von Inhaltsboxen, etc..

Wird ein PowerPoint Tool aus dem Internet geladen, sollte man vor der Installation genau darauf achten, von welcher Quelle das Add In stammt! Nicht jedes Add In ist „sauber“ programmiert.

Hier sollten Sie sich vor einer Installation immer professionellen Rat einholen.